Zainspirował nas Michael Bungay Stanier.
My też chcemy inspirować.

zobacz też

Czy mój produkt powinien być w logo?
Co powinno być w logo
Co jest najważniejsze w nowo założonej firmie?

Czy mail to dobra forma komunikacji?

Gdy mamy do załatwienia jakąś sprawę, zwłaszcza niekomfortową, zazwyczaj wolimy napisać maila. To proste i bezpieczne - nie trzeba z nikim gadać, mamy dużo czasu na przelanie naszych myśli w tekst, na krok nie ruszamy się z naszej strefy komfortu. Mail napisany, czuję, że sprawa jest załatwiona.

Mail w wielu przypadkach nie jest dobrą formą komunikacji. Piszemy go sami ze sobą, a odbiorca zinterpretuje go w zależności od tego w jakim jest nastroju, jaką ma wiedzę, jakie doświadczenia.

Spróbuj przed wysłaniem maila wejść na chwilę w skórę odbiorcy w momencie, kiedy będzie go czytał. Czy jest zrelaksowany, czy zdenerwowany? Ma dużo czasu, czy się spieszy? Czy Twój mail jest jedyny, którego ma do przeczytania, czy znajduje się wśród kilkudziesięciu innych? Czy słowa, których używasz w mailu zostaną przez odbiorcę zinterpretowane tak, jak chcesz? Czy potrafisz przekazać w mailu wszystkie komunikaty niewerbalne, które przekazujemy obok słów w zwykłej rozmowie?

Na wiele z tych pytań nie znamy odpowiedzi i zazwyczaj nie jesteśmy w stanie kontrolować żadnego z tych elementów. Kiedy Twój odbiorca dostanie maila, najprawdopodobniej nie będzie przy nim nikogo, kto mógłby na bieżąco skorygować jego myślenie, wyjaśnić, doprecyzować. To jak go odbierze, co z niego wyniesie, który fragment uzna za ważny w dużej mierze zależy od jego aktualnego poziomu stresu, miejsca, w jakim się znajduje, ilości rzeczy, które ma akurat w danej chwili do zrobienia.

Dodatkowo, skoro wszyscy czują się komfortowo pisząc maile, to jest spora szansa, że nasz mail trafi do skrzynki z wieloma innymi. Często ginie w tej powodzi, a my nawet nie mamy szansy się o tym dowiedzieć, bo nie dostajemy natychmiastowego odzewu na to, co przekazujemy.

Aby uniknąć rozmowy jednostronnej lepiej jest zadzwonić lub się spotkać.

Mail to tylko wiadomość. Jeśli chcesz naprawdę porozmawiać i naprawdę załatwić swoją sprawę, poszukaj form, gdzie możesz wejść w rzeczywisty dialog. To jest trudniejsze, niż pisanie, bo wymaga gotowości do interakcji. Wymaga od nas poświęcenia większej ilości energii, odpowiadania na pytania, dodania komunikatów niewerbalnych. W rozmowie telefonicznej będzie to ton głosu (Spokojny? Podekscytowany? Poważny?), szybkość i płynność mówienia, odpowiednie stawianie akcentów na partiach, które uważamy za najważniejsze. Podczas spotkania dochodzą także gesty, pozycja naszego ciała w trakcie rozmowy, odległość od rozmówcy i - co bardzo ważne - kontakt wzrokowy. Nawiązanie i utrzymanie kontaktu wzrokowego jest jednym z podstawowych narzędzi empatii. Podnosi naszą wiarygodność, upewnia naszego rozmówcę, że jest aktywnie słuchany, pozwala nawiązać więź, dzięki której satysfakcja z odbytej rozmowy wyraźnie wzrasta.

Oczywiście są sytuacje, do których mail nadaje się idealnie. Po skończonym spotkaniu lub rozmowie telefonicznej zawsze warto wysłać maila, w którym zawarte są punkty podsumowujące wszystkie ustalenia. Dzięki temu możemy upewnić się, że obie strony myślą tak samo oraz zostawiamy fizyczny ślad rozmowy, do którego zawsze możemy się odnieść w późniejszym czasie. Oficjalne potwierdzenie podjętych decyzji, czy też ogłoszenia kierowane do większej ilości osób to także dobre miejsca na wykorzystania maila. Dla tych, którzy pracują z osobami z drugiej części świata, mail jest często najlepszym sposobem na poradzenie sobie z problemami komunikacyjnymi wynikającymi z różnych stref czasowych.

I na koniec mała refleksja - czy czujesz czasem, że dostajesz strasznie dużo maili, że Twoja skrzynka jest wiecznie pełna? Interesującym może być fakt, że ilość otrzymywanych wiadomości jest bezpośrednio skorelowana z ilością wysyłanych. Zanim wyślesz kolejnego maila pomyśl, że większość osób jest w zasięgu Twojego telefonu.

Jeśli potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu tematów poruszanych w artykule zobacz, w czym możemy Ci pomóc.