Bartek Goldyn: Kari, dzień dobry.

Kari Goldyn: Cześć. Dzisiaj nagrywamy dwa odcinki, jeden już nagrany i to był bardzo mój odcinek. Teraz odcinek bardzo, bardzo twój, czyli odcinek o uporządkowaniu chaosu. To jest clue Bartka życia – porządkowanie chaosu.

Bartek: Powiem nawet więcej. Gdybym miał powiedzieć, że procesowanie, uporządkowywanie, a ludzie tego nie chcą robić, to to jest najlepsze, co może być na świecie.

Kari: Jak nie chcą?

Bartek: Co zrobić, żeby oni chcieli i robili tak, jak mają robić, żeby było jak najbardziej efektywnie.

Kari: To jest ciekawe, bo nasze dzieciaki nadal nie sprzątają w swoich pokojach. (śmiech)

Bartek: To mnie nie obchodzi. Tam jest biohazard strefa. No dobrze. Będziemy rozmawiać o procesach. Słowem wstępu mógłbym powiedzieć, jak w większości wypadków wygląda, jak się zaczyna współpraca, nazwijmy to konsultacyjna. Najczęściej jest tak, że: Bartek, ja tu tracę oddech, padam ze zmęczenia, zapieprzamy dzień i noc, a ty mi jeszcze każesz siedzieć i rozmyślać, co my w ogóle robimy, krok po kroku i tak dalej. Ludzie nie wyrabiają na zakrętach, a ty im każesz siedzieć i myśleć, jeszcze coś na kartkach rozrysowywać. I tak wygląda większość. A im większa organizacja, tym bardziej jest w stanie przyjąć… to się rozejdzie po kościach, o, może tak. Im większa organizacja, tym mniej efektywna może być, bo najczęściej ma więcej zasobów. Im mniejsza, tym gorzej.

Kari: I tym ważniejsze są te wszystkie rzeczy, które układają ten chaos. A jeszcze do tego jeżeli organizacja jest prowadzona przez osobę ADHD…

Bartek: …to masakra.

Kari: To masakra, tak. To jest bardzo ważny odcinek dla takich osób.

Bartek: No i potem dalsza część: Dobra, ale jaki macie cel? Po co to robicie? Po co to wszystko? Po co ten biznes? – No po to, żeby zarabiać. – Okej. A ile chcecie zarabiać? – No miliony, oczywiście że miliony. – A w ogóle skąd wiecie, czy jesteście w stanie to osiągnąć? Macie w ogóle jakąś strategię na ten cel, jak to osiągnąć? A czy w ogóle wiecie, w jakim miejscu jesteście? Skoro próbujecie osiągnąć te miliony, a nawet nie wiecie, gdzie jesteście, co robicie, jak robicie, to skąd pewność, że to, co wymyślicie, że do tego dojdziecie…

Kari: …że to jest realne.

Bartek: Tak, bo nie wiesz, gdzie jesteś. No właśnie, i te procesy, czyli zorientowanie się, co i jak my robimy… Do tego jeszcze dojdziemy za chwilę, co w ogóle procesy dają jako takie, bo to nie jest tylko opisanie tego, co robimy. Na tym się normalnie pracuje i optymalizuje, i tak dalej. Do tego też dojdziemy. Ale całe te procesy na samym początku, jeżeli jest po prostu chaos, pozwalają nam dowiedzieć się, skąd ten chaos się bierze.

Kari: I o czym tak naprawdę jest nasza firma.

Bartek: Czyli na przykład może się wydawać, że jesteś deweloperem, czyli budujesz coś tam. A tak naprawdę prowadzisz coś w rodzaju takiej agencji eventowej, że kopareczka na ostatnią chwilę, tutaj trzeba jakąś ekipę zmontować. I cały czas jest chaos, bo trzeba wszystko na ostatnią chwilę. Albo może być tak, że produkujesz puszki, takie zwykłe puszki aluminiowe. I myślisz, że będzie więcej pieniędzy, jak zwiększysz, rozszerzysz linię produkcyjną. A może się okazać, że jesteś firmą tak naprawdę logistyczną, bo się zajmujesz tylko dystrybuowaniem tych puszek.

Kari: Więc najwięcej zarabiasz na tej dystrybucji, a nie na tym, że wyprodukujesz te puszki.

Bartek: Samo uprocesowienie firmy pozwala nam się zorientować, w ogóle…

Kari: …na czym zarabiamy i gdzie te miliony zrobić.

Bartek: W ogóle gdzie my jesteśmy? I z czym do ludzi? No dobrze. To może sobie powiemy teraz, co daje takie uprocesowienie firmy.

Kari: Uprocesowienie, czyli co to znaczy?

Bartek: Za chwilę dojdziemy do tego, jak się procesuje, ale gdybym miał tak na szybko, jak najbardziej prosto powiedzieć, co to jest proces, to to jest po prostu jak my tutaj daną rzecz robimy, czyli w miarę po kolei. To jeszcze zależy od tego, jak sobie to zmapujemy i tak dalej.

Kari: Czyli jak robimy daną rzecz, po kolei.

Bartek: Ale mapowanie procesów to jest po prostu jakaś forma graficzna takiego grafu, która pokazuje… Nie będziemy wnikać, z jakich elementów się składa, jak to robić i tak dalej. To sobie możecie po prostu wpisać w Google: mapowanie procesów i wam wyjdzie ogromna ilość stron. Są nawet firmy, które się tym zajmują. I tutaj będę miał disclaimer: pracownicy bardzo lubią być, nazwijmy to, challenge'owani.

Kari: Stawiani przed wyzwaniami.

Bartek: To zabrzmiało bardzo korporacyjnie z mojej strony. Pracownicy bardzo lubią być stawiani przed wyzwaniami tak długo, jak te wyzwania są w obrębie ich kompetencji.

Kari: Tak długo jak te wyzwania nie są wyzwaniem. (śmiech)

Bartek: Są wyzwaniem, ale w ramach ich kompetencji. I teraz, jeżeli przyjdzie zewnętrzna firma i ona im będzie mówić, jak oni to mają robić, to pewnie będzie opór. Więc lepiej jest jakoś ich zaangażować do tego wszystkiego. No i pytanie jest, jaką firmę wybierzecie i tak dalej. Co nam dają procesy? Przede wszystkim zrozumienie tego, co się dzieje. Czyli po prostu widzimy od początku do końca, jak przebiega proces. Potem sobie jeszcze omówimy tutaj, bo wezmę przykład tego podcastu, jak to wygląda, jak się buduje taki proces, na końcu to opowiem. Daje nam zrozumienie tego, co się w ogóle w firmie dzieje. Możemy to na razie tak zostawić.

Kari: Tak naprawdę procesy dotyczą firm, które mają więcej niż jedną osobę, nie?

Bartek: Wiesz co, niekoniecznie. Niekoniecznie, bo nawet jeżeli jesteś freelancerem i sobie sprocesujesz to, co robisz, to w pewnym momencie możesz się zorientować na przykład, że za dużo czasu spędzasz na tym, albo że zajmujesz się tym…

Kari: Odpisując na głupie maile. Albo scrollując Instagrama.

Bartek: I jeżeli wyjdzie ci na przykład, że zajmujesz się tym dwa dni w tygodniu i tracisz czas, a mógłbyś w tym czasie coś robić, na czym zarabiasz – to można to zoptymalizować. Następnym punktem jest optymalizacja i doskonalenie. Czyli widząc co, gdzie, jak się dzieje, jesteśmy w stanie to optymalizować. I wracając do tego przykładu: jeżeli widzę, że dwa dni odpowiadam na maile i gadam z klientami, to może na jakąś jedną drugą etatu jestem w stanie kogoś zatrudnić, kto to będzie robił.

Kari: Albo skorzystać z pomocy AI, które mi skróci ten proces, ten kawałek procesu.

Bartek: Tak. Następną rzeczą, którą dają procesy…

Kari: Czyli dzięki optymalizacji – jeszcze tutaj sparafrazuję – mogę zyskać przede wszystkim czas. I uwolnienie pewnych zasobów.

Bartek: Jest takie powiedzenie u procesorów… nie wiem, jak się nazywają ci ludzie, którzy się zajmują procesami.

Kari: Procesorzy, tak. Jestem procesorem, starszym procesorem. (śmiech)

Bartek: U ludzi, którzy zajmują się po prostu procesami, jest takie powiedzenie, że procesy pozwalają zwiększyć wydajność bez zatrudnienia ludzi.

Kari: Czyli na bazie tego, co mamy, możemy po prostu być wydajniejsi. Czyli bliżej do tych milionów.

Bartek: Tak, oczywiście. Następna rzecz to jest zachowanie wiedzy w organizacji. Czyli procesy nam pozwalają określić na przykład zakresy obowiązków: kto co robi, co on musi dostać, jak to ma wyglądać i co on musi wypuścić, i jak to ma wyglądać, żeby następna osoba, która jest właśnie w procesie, a powiedzmy o innej specjalizacji, żeby mogła podjąć tę pałeczkę i jechać dalej aż do pięknego finału. I wtedy, kiedy nam się wymienia ta osoba, to mamy już gotowy przepis, jaka ta osoba musi być.

Kari: Co musi tam robić, jakie mieć kompetencje.

Bartek: Czyli na przykład jeżeli wypada nam pracownik, to wiemy dokładnie, jaki klocek tam jest potrzebny.

Kari: Co robił w tym procesie.

Bartek: Czyli procesy jako takie też pomagają zatrudniać ludzi. Wdrożenia są dużo prostsze, bo przychodzi osoba… to się nazywa mapa, mówi się o tym księgi procesów, taki atlas. I często widzicie na przykład na stacjach benzynowych: „uczę się” – to jest osoba, która prawdopodobnie przeczytała taką mapę, czyli wie dokładnie, co ma robić. Czyli jak ty mówisz, że chcesz tylko fakturę, to potem masz taką serię, że odpowiadasz: Nie, dziękuję, nie, dziękuję, nie, dziękuję, a ona jeszcze: A hot doga, a może aplikacja, a może punkty, a może coś tam, tak? Nie, nie, nie. No, to ona ma proces.

Kari: To ciekawe, faktycznie mają proces, bo jak czasem mówię: Nie, dziękuję za wszystko, to nadal pytają.

Bartek: Tam jest jakaś głupia pętla w tym procesie, nie ma wyjątków. To jest taka osoba, która się uczy, więc ona się nauczyła tej mapy procesowej, tego swojego kawałka, co ona tam ma robić. Prawdopodobnie obok stoi ktoś, kto może jej pomóc i on sprawdza, czy ona się dobrze nauczyła. I teraz ją dopuszczamy już do żywego organizmu, czyli do wykonywania pracy, i ona to robi. Potem możemy zrobić jeszcze jedną ciekawą rzecz, czyli odwrócić te osoby – starsza osoba, która już ma doświadczenie, coś robi, a młoda, która właśnie się nauczyła tego wszystkiego, sprawdza, czy jest tak, jak jest. A dlaczego to robimy? Dlatego, że sprawdzamy, czy ta starsza osoba nie popadła w rutynę, czy czegoś nie robi tak, jak nie powinna.

Kari: Albo sobie wprowadziła do procesów jakieś własne zachowania i sobie je robi.

Bartek: I młody, póki nie jest w organizacji, nie jest w kulturze, może jeszcze podnieść rękę: A tu robisz nie tak, jak trzeba.

Kari: Bo jeszcze widzi, bo jeszcze nie jest w słoiku tak naprawdę i jest troszeczkę poza słoikiem.

Bartek: No właśnie, więc to też nam pomaga z nowymi pracownikami wdrażać, kontrolować w ogóle i tak dalej. Co nam jeszcze daje proces? Może nam dać na przykład standaryzację działań, czyli…

Kari: Jakich trudnych słów używasz.

Bartek: Dużo łatwiej się zarabia i wytwarza wartość w firmie…

Kari: …jak robimy bułki, a nie tort na zamówienie dla każdego.

Bartek: Jak pracujemy po prostu według… jak robimy wszystko z jednej formy. Więc procesy po prostu standaryzują. Żeby powstało coś, co ma finalnie mieć takie i takie właściwości, musi przejść przez dany proces. I po prostu z tego procesu potem wypluwamy to coś. A jak za każdym razem będzie coś indywidualnego, specjalnie szyte i tak dalej, to jeżeli nie macie niesamowicie wysokich cen, to naprawdę będzie trudny biznes.

Kari: To tam milionów nie będzie.

Bartek: Jeżeli chcielibyście sprzedać firmę, to procesy, czyli takie know-how, na to się mówi jeszcze własność intelektualna, czyli jak my…, to jest nasz sposób na… – to tworzy wartość firmy po prostu.

Kari: Bez tego to chyba nie sprzedasz.

Bartek: Znaczy możesz, wtedy kupujesz klientów tak naprawdę. I tłum ludzi.

Kari: Ale jak dołożysz do tego procesy, dołożysz strategię, dołożysz jakiś brand, to już możesz sprzedać tę firmę faktycznie.

Bartek: Jeżeli się zdarzy, że ktoś nam wypadnie z procesu, czyli pracownik zachorował, złamał nogę, to może być nawet tak, że procesy pomagają osobom niekompetentnym do końca, wedle jakiejś tam instrukcji, załatać ten brak na chwilę. Czyli procesy pomagają.

Kari: Proces się nie wywali, bo ktoś tam może wskoczyć na chwilę.

Bartek: Co dają właścicielom. Pozwalają zarządzać na odległość na przykład.

Kari: Aha, czyli mogą sobie jechać na te Bahamy.

Bartek: Tak, bo wszystko mają ułożone. Oni wiedzą, że tak się to będzie działo.

Kari: Nie ma pożarów co chwilę i nie ma tej potrzeby, że ja muszę podjąć decyzję, ponieważ te decyzje są jakby podjęte i zapisane w procesie.

Bartek: Jeżeli coś się po prostu powtarza, jeżeli coś jest takie samo i tak dalej, to my wiemy, co mamy robić. Procesy jako takie też są takim przewodnikiem do tego, żeby… po prostu wspierają szkolenia. Czyli patrząc na to wszystko z góry, z lotu ptaka, wiemy, gdzie możemy dodać jakieś umiejętności do organizacji.

Kari: Widzisz, gdzie można coś zoptymalizować i tam robimy szkolenia, a nie dlatego, że nagle są modne szkolenia ze storytellingu. Albo ktoś właśnie przynosi jakieś, bo mu się podoba prowadzący.

Bartek: Ja tu sobie przygotowałem, niczym Adam Słodowy, inne rzeczy, ale zostawię je, bo je zostawię po prostu, bo nikt nie musi wiedzieć tutaj, jak to się tam dokładnie robi. Chciałbym wam po prostu pokazać, że warto, że ten chaos się sam nie poukłada.

Kari: Możesz opowiedzieć trochę chociaż, jak się układa taki proces.

Bartek: Do tego właśnie chcę przejść, bo miałem jeszcze bardziej tak sucho, ale pominę to po prostu.

Kari: Jeżeli chcecie posłuchać, jak Bartek sucho mówi, to weźcie sobie u niego szkolenie zamówcie – wyjdzie i będzie sucho mówił.

Bartek: Ciekaw jestem, jak wyjdzie ta druga część, bo ja jednak jestem osobą, która bardzo lubi mazaczki i kartki papieru, żeby pokazywać, ale spróbujmy w formie ustnej. Jak mapować procesy?

Kari: Mapować, czyli zapisywać w tej wizualnej formie?

Bartek: Tak. Mamy trzy zasady takie podstawowe na razie, żebyście pamiętali o tym. I dwie pierwsze są naprawdę na początku bez sensu, ale to potem zobaczycie. Czyli nie może być zbyt szczegółowo i nie może być zbyt uproszczone. To nic nie mówi, nie?

Kari: To zależy.

Bartek: Zbyt szczegółowe procesy – wtedy wychodzi biurokracja. Jeżeli na przykład pani na stacji benzynowej, która się miała zapytać o tamte punkty i tak dalej, miałaby to masakrycznie poukładane po prostu, to to jest bardzo złe. Natomiast jeżeli byłoby to zbyt uproszczone, czyli – zapytaj o ostatnie promocje, które mamy – to może być za słabo.

Kari: Ostatnie promocje to jeszcze coś, ale jeżeli byłoby na przykład: podczas sprzedawania zagadaj klienta o coś dodatkowego, co może kupić…

Bartek: Zrób upsell.

Kari: Tak, zrób upsell podczas kasowania, to już by było mocno zostawione do jej interpretacji. Myślę, że to jest clue – nie zostawiamy rzeczy do interpretacji, a jednocześnie zostawiamy margines na to, żeby ludzie mogli w swój sposób pewne rzeczy wykonać.

Bartek: Aczkolwiek im wyżej, tym mniej tej nieinterpretacji. Znaczy może inaczej, na odwrót właśnie: im niżej w organizacji, tym mniej interpretacji powinno być. Ale to już wtedy się robi tak fabrykowo. Na razie możemy zostawić tak. I ostatnia, trzecia, taka prosta zasada, to jest najfajniejsze – procesy, mapy procesowe mają wersje i powinna obowiązywać jedna. Powinniśmy mieć coś takiego, że od dzisiaj używamy tego, jest nowa wersja i ogłaszamy, że wdrażamy nowe. Wiadomo, że wdrożenie nowych procesów to jest następna…

Kari: To jest cały odcinek o zmianach.

Bartek: Albo i dziesięć. No dobra, to jak się robi taki proces?

Kari: Mapę.

Bartek: Spróbujmy na przykładzie tego podcastu. Prostą zasadą jest to, że zaczynamy od tyłu. Nie będziemy tu jeszcze gadać o odcinku, który jest puszczony, opublikowany i tam są komentarze. Spróbujemy zrobić to jak najprościej. Czyli jak wygląda odcinek, taki nasz, który publikujemy? Odcinek ma tytuł, na pewno ma opis, ma jeszcze cytat do stories…

Kari: Kilka cytatów ma.

Bartek: Ma transkrypcję…

Kari: …która kiedyś wyląduje na naszej stronie, jak już ją przygotujemy.

Bartek: Jest w ogóle plik mp3 chyba i jest rolka na Instagram. Gdybyśmy chcieli na przykład bardziej to rozwinąć, to do rolki na Instagram jest osobna rzecz, proces powiedzmy, bo ona ma thumbnail, czyli ten obrazek, który się wyświetla, tam jest tytuł, opis tego wszystkiego, są napisy zrobione, jest odpowiedni end port i tak dalej.

Kari: Czyli może być tak, i o tym nie powiedzieliśmy, że w firmie nie ma jednego procesu, tylko jest bardzo dużo różnych procesów…

Bartek: …one się przenikają.

Kari: I część procesów może być częścią innych procesów. Procesiki w procesach, w procesorach.

Bartek: To się nazywa oddania, handouty. Czyli żeby odcinek miał tę rolkę, to handout tej rolki musi wyglądać tak, i tak, i tak. Byłaby lista kontrolna, czyli ktoś, urzędnik, sprawdzałby, czy jest thumbnail, czy jest tytuł, czy jest opis. Jakby wszystko sobie odhaczył, to mógłby to dopuścić.

Kari: U nas Agata jest tym urzędnikiem.

Bartek: To teraz zaczynamy dalej od tyłu. Opisaliśmy sobie ten odcinek, jak on mniej więcej wygląda, wiemy, że jest plik mp3, czyli ta rozmowa, której teraz słuchacie, to jest po prostu plik mp3. I skąd ten plik mp3 się bierze? Ten plik mp3 bierze się stąd, że ktoś go musi wytworzyć i wytwarza go Wojtek, czyli nasz edytor. No i teraz lecimy dalej, znowu się cofamy o jeden. A w ogóle jeszcze wcześniej – tutaj osobny proces wskakuje, bo Wojtek prawdopodobnie jakoś to edytuje, czyli też to robi według jakichś kroków.

Kari: My w ogóle nie znamy tego procesu. Nie musimy.

Bartek: Wiemy po prostu, jakie mamy wejściowe i wyjściowe rzeczy dostarczyć. Koniec. Czyli nasz zakres obowiązków nie wchodzi aż tam. I to jest proste wtedy. Mamy tę edycję Wojtka, czyli co my musimy dostarczyć Wojtkowi? Dwa pliki, nieskompresowane, z dwóch mikrofonów.

Kari: Z twojego, z mojego. Żeby mu je dostarczyć…

Bartek: …musimy to nagrać. Czyli robimy to, co teraz tutaj robimy.

Kari: Żeby nagrać, musimy przygotować całe studio, żeby było wygłuszone.

Bartek: Ale to też możemy na razie zostawić, bo jedziemy tylko ten jeden plik, czyli mamy to nagranie, które się teraz odbyło. Jest tutaj mikser, który sobie to nagrywa.

Kari: Jeszcze wcześniej, żeby w ogóle to nagrać, to musimy wymyślić odcinek.

Bartek: Skąd się bierze odcinek? Albo Kari, albo Bartek mają coś w głowie, co uważają, że będzie spoko.

Kari: Albo ja też biorę od ludzi, jak tam piszą.

Bartek: No coś się zadziało, że ktoś ma: O, to będzie nagrywane. I ten, nazwijmy to pomysł, myśl ląduje u nas, mamy system Monday i tam to ląduje w formie po prostu takiego update'u, posta.

Kari: Nagrajmy to.

Bartek: I teraz, żebym ja mógł wiedzieć mniej więcej, o czym będę rozmawiał z Kari, albo Kari, żeby wiedziała, o czym ja rozmawiam, to ja muszę dostarczyć chociażby tytuł wstępny, roboczy, o czym to mniej więcej będzie, i jakieś punkty, które zahaczamy. Więc ja też wiem, że muszę te punkty przygotować – trzy, cztery. Niektóre będą bardziej rozwinięte, niektóre po prostu przelecimy szybciutko, bo to jest tylko zajawienie tematu. I możemy wymyślić, że to jest proces. Zrobimy jeszcze tylko jedną rzecz – my tutaj jak sobie nagrywamy, to tuż przed nagraniem ustalamy, jaki jest finalny tytuł odcinka, żebyśmy się mogli w tym nagraniu odnieść do tego. I to wtedy będzie lądowało na końcu. To teraz, jeżeli sobie to przelecimy od drugiej strony, czyli od początku, to już wiemy, że…

Kari: Dlaczego się zaczyna proces mapowania od końca?

Bartek: Ponieważ zaczyna się od rezultatu, który chcesz uzyskać, ewentualnie patrzysz…

Kari: …żeby się skupić na tym konkretnie.

Bartek: Jest po prostu łatwiej.

Kari: Czyli inżynieria wsteczna.

Bartek: Jeżeli chciałbym zbudować samochód, to nie wiem, dokąd lecę. Ale jeżeli teraz już wiem, że potrzebuję samochód, który przejedzie przez rzekę, 30-centymetrową niech będzie, trochę musi po wertepach przejechać i tak dalej.

Kari: Jimny'aka budujesz.

Bartek: Na przykład. To już wiem, co to jest.

Kari: To już do tego procesu musisz dodać te elementy, które uwzględniają, że tam jest woda i wertepy.

Bartek: I teraz, gdzie się pojawiają zakresy obowiązków w takim procesie, który sobie przed chwilą przelecieliśmy? Ja, Bartek, wiem, że moim obowiązkiem przed przyjściem do Kari i przygotowaniem odcinka jest w ogóle wymyślenie tematu, opracowanie go, zostawienie Kari kilku punktów, żeby ona wiedziała, w czym się ma poruszać. Nie zabieram już czasu Kari, Kari sobie coś tam robi, ja muszę przyjść i przygotować jej różne rzeczy. Potem Kari sobie przed nagraniem siada, przelatuje to, może sobie coś zapisze, może nie. I potem Kari u nas na Mondayu odznacza…

Kari: Let's record.

Bartek: Tak, nagrajmy to. I leci status: nagrajmy to. Jedyne, co musimy zrobić, to ustalić datę. Siadamy, nagrywamy. Wtedy powstaje tytuł, powstają te pliki dla Wojtka. Uploadujemy te pliki i odznaczamy następny status: Wojtek, weź to zedytuj. Wtedy Wojtek to bierze, edytuje, zostawia plik mp3 i daje następny status, on się nazywa: Agata…

Kari: Go for it.

Bartek: I Agata wykonuje swoją pracę. Co musi zrobić Agata? Agata musi zrobić transkrypcję odcinka. Gdyby to robiła ręcznie, to byłby pomysł taki, żeby to jednak zautomatyzować. Nie robimy tego ręcznie, Agata to po prostu wrzuca w AI i ono to przelatuje. Koniec.

Kari: Agata tam też to potem i słucha, i sprawdza, ponieważ przy okazji tego, że przygotowuje te różne rzeczy, to jest też takim punktem sprawdzania, kontroli jakości.

Bartek: Powiedzmy, że może z jakiegoś powodu Wojtkowi coś tam się pomyliło, przestawiło. Na pięćdziesiąt parę odcinków zdarzyło się to raz chyba, albo dwa razy, jak Agata coś tam powiedziała Wojtkowi. Znowu Wojtek też mnie kontroluje, też mi powiedział, że coś tam jakbyś robił, to tak będzie lepiej. Więc się po prostu sprawdzamy. Jak Agata ma ten plik mp3, to robi transkrypcję, ma już tytuł od samego początku, bo my sobie to ustaliliśmy. Potem cytaty – jak sobie posłucha, to sobie wybierze jakieś tam cytaty. Potem jeszcze zrobi z nich taką formę, szczególnie z moich, taką formę, że to się w ogóle da zacytować, bo się wyrażam tak, że czasami jest to trudne. Rolkę też dostanie skądś tam…

Kari: Z drugiego procesu.

Bartek: I opis też zrobi. I ma gotową taką paczkę. Potem sobie ustawia tylko, że już jest scheduled, zaplanowane i za chwilę będzie publikacja. Następną rzeczą jest wrzucenie rzeczy na Instagram i tak dalej. Gdyby na przykład Agata pewnego dnia stwierdziła, że ona jednak to wszystko chrzani i chciałaby pojechać paść owce na Nowej Zelandii, i mieszkać w hobbiciej norze, i ona nam wypada z tego procesu.

Kari: Nie, Agata by się do hobbiciej nory nie zmieściła, bo Agata jest wysoką, fajną taką dziewczyną.

Bartek: No to by sobie zrobiła głębszą. Gdyby Agata wypadła z tego procesu, to my już dokładnie wiemy, kogo potrzebujemy, co on będzie robił.

Kari: I możemy po prostu w ogłoszenie wpisać: takie i takie są twoje zakresy, zadania, obowiązki.

Bartek: Nawet gdybyśmy chcieli zastąpić Agatę na chwilę, bo jest taka sytuacja, po prostu pożar, to też wiemy, co mamy robić. Możemy sobie zrobić listę kontrolną, co zawiera ta cała paczka przygotowywana do publikacji i tak dalej. No i tak wygląda mniej więcej proces, tak wygląda procesowanie. Tylko że jak firma jest większa, robicie bardziej skomplikowane rzeczy, to tego jest więcej.

Kari: Więcej zależności, więcej ludzi, którzy biorą w tym udział i nie chcą brać w tym udziału. (śmiech)

Bartek: Na przykład, tak. Przepływów między jednym działem, drugim działem, co kto komu ma dać i tak dalej, i tak dalej. I podsumowując, jak zmapujecie sobie firmę, to zaczynacie widzieć, co, gdzie się dzieje, co, jak, gdzie przepływa, gdzie my tracimy najwięcej czasu.

Kari: Gdzie są przestoje.

Bartek: I żeby móc ten chaos ogarnąć, to czasami trzeba coś pozmieniać, a żeby coś pozmieniać, to trzeba uwolnić zasoby, czas. I uwalniamy ten czas, patrząc na taką lekko chociażby… po prostu na początku możesz mieć nawet po łebkach sprocesowaną firmę i patrzymy, gdzie będzie najmniej bolało.

Kari: Gdzie najłatwiej, ta zasada Pareto.

Bartek: Albo możemy na przykład wytworzyć dużą ilość pieniędzy, bo widzimy, że tutaj mało w ogóle robimy…

Kari: Że mało robimy przy bułkach i bułki sprzedajemy z jakąś całkiem niezłą marżą, a rąbiemy się przy tortach, a tego torta to sprzedamy może raz i to tylko tak naprawdę fame, a nie żadna kasa.

Bartek: Tak, i co my sobie tu opiekujemy jeszcze, to już jest inny aspekt.

Kari: Więc takie uprocesowienie może nam odpowiedzieć na pytanie, jak te miliony zrobić, ale nie zawsze jest to dla nas dostępne, bo my chcemy robić te torty tak bardzo, chociaż zarabiamy na bułkach.

Bartek: No i tyle. Koniec.

Kari: Wow. Super. Mam nadzieję, że tutaj nie usnęliście, bo może to być trudny temat.

Natomiast mimo tego, że trudny, to jednak faktycznie bardzo dużo daje w firmie.

Bartek: Bardzo.

Kari: Zwłaszcza właśnie, jak już wspomniałam na początku, tym właścicielom z ADHD, bo daje im ramy, a ADHD kwitnie w ramach. Wbrew temu, co może się wydawać. Może nie jest to intuicyjne, że ADHD potrzebuje ram, ale potrzebuje. I takie procesy są ramą, więc dużo lepiej się firmę prowadzi.

Bartek: Dziękujemy.

Kari: Dzięki. Mamy nadzieję, że pomogliśmy wam spojrzeć na kwestie procesów z nieco innej, może nie tak nudnej perspektywy. Pa.